Управление знаниями в компании — кейс Aspire Lifestyles

Aspire Lifestyles создали единую базу знаний для специалистов, наставников и руководителей.

Управление знаниями в компании — кейс Aspire Lifestyles

Aspire Lifestyles — международная консьерж-служба, офисы которой работают в 21 стране мира. Компания организовывает досуг и путешествия, помогает решать задачи клиентов, связанные с медициной, образованием, покупками. Ирина Жарова, руководитель отдела обучения Aspire Lifestyles в московском операционном центре, рассказала, как создать удобную для всех базу знаний и освободить время и ресурсы сотрудников.

— Ирина, сколько человек находится под вашим ведением?

— В московском офисе работает более 150 консьерж-специалистов, и мой отдел полностью ведет их адаптацию и развитие. Это сотрудники, которые обрабатывают запросы на авиабилеты, отели, трансферы, рестораны, медицинскую и юридическую помощь, образование. Чтобы оптимизировать взаимодействие с клиентами и нарастить экспертизу в конкретной тематике, консьержи делятся на три департамента: путешествий, лайфстайла и обслуживания VIP-клиентов.

— Какие курсы и для кого организует L&D-отдел?

— Прежде всего, для новичков. Все проходят вводное обучение в очном формате, дополненное электронными курсами. Чаще всего это студенты или недавние выпускники, реже — более взрослые и опытные сотрудники сферы туризма. Первые пытаются понять, куда им дальше двигаться, что больше подходит, вторые ищут применение своему опыту и стабильную работу. Наша основная задача — научить их внутренним системам и регламентам.

Опытный сотрудник умеет работать со всеми системами и понимает особенности сервиса; он является экспертом в своей сфере. Обычно на приобретение такого опыта требуется год-полтора. Далее он либо продолжает углублять свои навыки, либо меняет специфику и переходит в другой департамент.

Бывшие студенты получают в нашей компании опыт работы и определяются со сферой, в которой хотят развиваться. Некоторые остаются с нами на 3–5, а то и 10 лет, или переходят в более узконаправленную сферу. Например, в турагентства.

— Как в компании было построено обучение раньше?

— Когда я только пришла в Aspire Lifestyles, работал всего один L&D-менеджер. Мы проходили вводное групповое обучение в течение трех недель. Была большая трата человеческих ресурсов, потому что параллельно тренер обучал еще и опытных специалистов. Много материалов хранилось в разных местах, всё могло потеряться в любой момент. Например, обучающие видео нам присылали просто в «Телеграме», где нельзя отследить, кто что посмотрел, а также нет возможности проходить тесты, чтобы закрепить знания. Все регламенты хранились в облаке, на диске, в Teams, на почте или в том же «Телеграме», причем в виде файлов с разным форматом и структурой.

— Что вы планировали изменить, когда переходили на iSpring?

— Инструменты iSpring мы используем с конца 2021 года. Прежде всего хотели сократить трату человеческих ресурсов и перевести обучение в

электронный формат. Сперва наши задачи касались только курсов. Спустя пару лет могу сказать, что эта LMS-платформа дала нам больше, чем ожидали. Мы создали полноценную академию: с оргструктурой, регламентами, полезными ссылками, оценками наставников, аудитом от Quality-департамента. Каждое обновление платформы подстраиваем под себя. Мы до сих пор проводим тренинги в очном формате, однако всегда дополняем их электронными материалами и фиксируем отчеты об уровне прогресса через iSpring.

— А как мотивировали сотрудников учиться на новой платформе?

— Их сразу заинтересовал новый формат обучения, понравилась идея учиться онлайн. Только через полгода мы ввели баллы и элемент геймификации, причем сначала даже без вознаграждения. Специалистам просто нравилось смотреть рейтинг и пытаться обогнать по баллам коллег из соседнего отдела.

— Как тренеры-наставники восприняли переход на единую платформу обучения?

— На сто процентов положительно! Тренерам не потребовалось дополнительного обучения, так как всё интуитивно понятно и удобно в использовании. Нам всем понравилось, что в iSpring есть много дополнительных функций, которые дают пространство для творчества. Сейчас креатив дополнили внутренними правилами L&D, как хранить и сортировать информацию, а также единым стилем.

— Расскажите, как устроена система управления знаниями в Aspire Lifestyles.

— Для управления знаниями мы используем Learn, для создания курсов используем его же и iSpring Suite, а недавно взяли к нему дополнение — Max. Для создания и хранения регламентов мы используем iSpring Page, а также базу знаний в Learn. Наш каталог насчитывает 197 курсов и 79 книг, а база знаний — 124 материала.

Все курсы создает мой отдел — я и два специалиста L&D. Как я сказала ранее, для их разработки мы используем iSpring Learn и iSpring Suite, однако первый для нас более удобен. У нас часто обновляется информация, поэтому быстро внести изменения проще в лонгрид, чем в файл в Suite. К тому же создание красивого обучения в конструкторе занимает много времени, а лонгрид ничем не хуже. Объем нашей базы требует минимальных затрат — чем быстрее, тем лучше.

В нашей Академии, как мы все ее называем, сейчас зарегистрировано 156 профилей пользователей, из них около 140 для специалистов операционного зала, остальные пользователи — сотрудники бэк-офиса. Для первых предусмотрена траектория вводного обучения на три недели. Далее в разделе «Обучение на рабочем месте» в iSpring Learn мы назначаем сессии наставничества. Его проводят специалисты L&D и тимлиды департаментов. Позже сотрудники могут проходить курсы из каталога во время learning window — от 30 до 60 минут для самообучения в течение смены.

Сотрудникам бэк-офиса в Академии доступны материалы для общего развития — бизнес-литература, курсы по Excel. Также они пользуются оргструктурой и новостным порталом.

Стандартный дедлайн для курса — 10 дней, для курса из траектории вводного обучения — 3–4 дня. Все сроки мы можем скорректировать ввиду нагрузки, отпусков или больничных.

Курсы обычно состоят из лонгридов с интерактивными элементами, онлайн-теста для закрепления знаний, а также дополнительных материалов и ссылок на наши регламенты. Надеюсь, что с подключением iSpring Suite Max мы начнем чаще пользоваться интерактивными элементами — например, сможем загружать диалоговые тренажеры прямо в лонгрид.

— А что мотивирует консьерж-специалистов постоянно учиться?

— Как я уже упомянула, в нашей Академии активно используется геймификация — все обучающиеся получают баллы за прохождение курсов. Мы придумали ежемесячные номинации лучшего студента и лучшего руководителя отдела. У линейных сотрудников считали баллы, у начальников — процент обучаемости. Победителей мы награждали сертификатами от наших партнеров. Практика длилась полтора года, сейчас ее приостановили, потому что в октябре начнем разрабатывать систему списания баллов. Хотим сделать из них внутреннюю валюту, чтобы сотрудники могли тратить их на призы. Пока мы назначаем баллы за курсы — в дальнейшем они послужат стартовым капиталом.

Мотивация наших консьержей — это отдельная история. Они обучаются не только ради баллов и вознаграждений, но и ради получения новых знаний. А многие готовы знаниями еще и делиться: любой сотрудник может принести к нам в отдел материал для переноса в онлайн-формат, чем они и пользуются. Чаще всего с такими просьбами обращаются опытные консьержи. Они уже проработали некоторое время в компании, поняли потребности в обучении и специфику нашего бизнеса. Сами сотрудники заинтересованы в наращивании экспертизы у своих коллег.

— Вы упомянули раньше, что платформа дала вам больше возможностей, чем ожидали. В чем это проявилось?

— Единая база позволила нам отслеживать прогресс линейных сотрудников с самого начала. В LMS мы храним все аудиты от Quality-отдела: оценки звонков, чатов, ведения CRM-системы. Раньше у нас были Excel-таблицы по всем сотрудникам. Все документы отправляли на почту руководителям. А если у него 30 подчиненных, то представьте объем файлов.

Ежемесячно руководителю с каждым сотрудником нужно провести очную встречу, чтобы рассказать ему сильные стороны и зоны роста. По итогу каждой встречи нужно написать письмо с планом дальнейшего развития. База им сильно в этом помогает. Для таких встреч мы также разработали листы наблюдения, чтобы зафиксировать всё, что обсудили в формате чек-листа. Получается, что профиль консьерж-специалиста состоит из оценки вводного обучения, аудита звонков и чатов и вот таких встреч. Эта система упрощает ежегодную оценку сотрудников: не нужно лазить по куче таблиц в Excel, чтобы понять, как каждый сотрудник проходил аудиты в течение всего года. Мы дали доступ руководителям ко всем данным, разрешили выгрузку в общую статистику, чтобы они могли видеть успехи своего департамента. Показатели обученности также влияют на систему KPI. Следовательно, с ростом показателей у консьержей повышаются зарплаты и премии.

— Вы пробовали использовать раздел мероприятий?

— С самого начала пользовались функцией, но потом прекратили, так как еще не всю базу перенесли в Академию. Недавно возобновили и теперь фиксируем всё: обучение, посещение партнерских дегустаций, визиты партнеров в наш офис, вебинары и другие мероприятия. Это позволяет нам видеть полноценный путь развития сотрудника в компании, помимо зафиксированных оценок и аудитов: что мы смогли дать ему, а что нам дал он.

Кстати, в формате вебинара мы часто проводим знакомство с партнерами. На них они рассказывают последние изменения в сфере их деятельности, особенности работы с ними и отвечают на вопросы наших сотрудников. Как правило, такие вебинары мы записываем, а потом добавляем в каталог в формате видеокурса. Это дает возможность познакомиться с партнером тем, кто не смог присоединиться к встрече.

— Как повлияла единая система знаний на качество работы московского офиса?

— Если честно, сильно. Когда мы понимаем, что у нас низкие показатели, мы сразу назначаем обучение, и нам не нужно составлять расписание, организовывать тренинги и выделять тренера — всё быстро и просто. За последние два года мы провели больше обучений, чем за всё время до iSpring. У нас часто меняется операционный состав — много ресурсов уходит на вводное обучение. С появлением iSpring мы уделяем больше внимания наращиванию экспертизы у более опытных сотрудников. С начала года прошли вводное обучение и продолжили свое развитие в Академии уже 130 человек.

— К каким выводам вы пришли, используя инструменты iSpring?

— Глобально я поняла, что нам точно нужна база знаний в таком удобном формате. Когда необходимо владеть большим объемом информации, база знаний очень выручает: невозможно знать всё, и такой инструмент под рукой для закрытия пробелов очень кстати. Помимо перечисленных выше плюсов, такая система позволяет перераспределить ресурс тренеров на создание и проведение новых тренингов, полезных бизнесу.

Дмитрий Арутюнов: «Туроператор — как врач: не стоит выбирать самого дешевого»

Гендиректор компании «АРТ-ТУР» объяснил, почему не боится агрегаторов и считает, что туристы имеют право на скидки от агентов

Дмитрий Арутюнов: «Туроператор — как врач: не стоит выбирать самого дешевого»
Масштабные перебои в работе российских авиаузлов в мае 2025 года стали серьезным испытанием и для путешественников, и для профессионалов отрасли. Так получилось, что Дмитрий Арутюнов наблюдал за этой ситуацией совсем не со стороны. В интервью Profi.Travel гендиректор «АРТ-ТУР» рассказал, что его удивило, кто попадает в группу риска, почему в кризис туроператоры оказываются незаменимыми, а агрегаторы, на самом деле, не так страшны традиционному турбизнесу, как об этом все говорят.

 

— Как и тысячи пассажиров, вы решили вернуться домой накануне 9 мая и оказались совсем не там, где планировали. Расскажите вашу историю — у руководителей крупных туроператорских компаний, как некоторые полагают, оказывается, нет ни других самолётов, ни других аэропортов.

Я вылетал рейсом Turkish Airlines из Стамбула, и хотя в соцсетях уже появлялась информация о возможных проблемах, авиакомпания уверяла, что всё нормально. В итоге нас всё же перенаправили в Санкт-Петербург, где мы два часа просидели в самолете, а затем 3,5 часа проходили границу и получали багаж, практически не имея доступа к мобильной связи и интернету, которые также блокировались из-за угроз атаки беспилотников. Перевозчик заявил, что до конечной точки нас не повезет, и что мы можем подавать претензию на возмещение расходов через форму на его сайте. Чтобы подстраховаться, купил билеты на поезд из Петербурга в Москву и одновременно забронировал перелёт на случай, если ситуация нормализуется. Когда объявили, что мой рейс задержится на 5 часов, решил не рисковать и ехать поездом.

— Что вы увидели, находясь там, внутри системы, и какие выводы сделали для себя? Как ситуация отличалась от того, что происходило несколько лет назад во время пандемии коронавируса?

Майская ситуация, как и ситуация с COVID, оказалась неординарной. Не предлагалось никакого регламента, как себя вести в этих обстоятельствах. Но я видел, что все стали относиться к подобным вещам с гораздо большим пониманием. Несмотря на сложности — ночное время, плачущие дети, уставшие пожилые люди, которым требовалась помощь, — не было агрессивных реакций. Все понимали, что меры связаны с безопасностью: это не поломка самолёта, не организационный просчёт авиакомпании. И меня удивило, что пассажиры адекватно реагировали, даже когда представители перевозчиков говорили: «Извините, но мы дальше не летим». На фоне последних лет стало очевидно: когда происходит такое, лучше поменять планы, чем подвергать себя риску, лучше не лететь, чем продолжать полет с риском для жизни.

А в это время мои коллеги, сотрудники «АРТ-ТУР», продлевали проживание, меняли даты вылета и авиакомпании, организовывали трансферы для наших туристов, помогали с размещением и питанием. Это было особенно важно для тех, кто находился за границей. Кому-то требовалось срочно позвонить, предупредить родственников, перенести стыковочный рейс. Именно в таких ситуациях туроператорский бизнес выступает и адвокатом, и переводчиком, и помощником. Как поётся в песне КВН: «Пусть не решить нам всех проблем», и мы не в состоянии посадить самолёт там, где нужно, но многие сопутствующие вопросы разрешить в пользу туриста способны.

Самостоятельные туристы в этом случае оказываются гораздо более незащищенными. Особенно если нет знания языка, большого опыта путешествий, свободных денег. Когда такие люди попадают в беду, за них может заступиться только российское консульство — да и то лишь в крайних случаях.

Кстати, это касается не только путешественников из нашей страны. Например, на моём рейсе, перенаправленном в Петербург, летело довольно много китайских туристов. Объявления делались только на турецком и английском языках. Оказалось, что наши иностранные гости ничего не поняли и после посадки надели тёплые шарфы, шапки и приготовились выходить. Пришлось искать среди пассажиров говорящего на китайском человека, чтобы объяснить: «Во-первых, это не Москва, а во-вторых, нам всем ещё долго сидеть в самолёте».

— Давайте поговорим о других вызовах, которые стоят перед участниками отрасли. Агрегаторы уже довольно прочно обосновались на туррынке. Что собираетесь делать, чтобы не проиграть им?

На самом деле, мы тоже своего рода агрегаторы, потому что в нашей системе бронирования также собраны предложения гостиничных сетей и отдельных отелей. Но, в отличие от диджитал-структур, в систему «АРТ-ТУР» заведены ещё и статические контракты. Иногда их цены значительно ниже динамических, иногда наоборот. Мы выгружаем оба варианта по самым востребованным направлениям. Ведь некоторые туристы предпочитают сделать бронь по чуть более дорогой цене, но с более гибкими условиями отмены, другим важна минимальная стоимость. На фоне всех последних событий в мире возможность выбора становится решающим фактором. Плюс к этому туроператор — единое окно для бронирования разных туристических услуг: авиабилетов, билетов на концерты и Формулу-1, экскурсий, трансферов, за которые мы отвечаем так же, как и за размещение.

Важно отметить, что еще одно выгодное отличие от конкурентов — наша прямая интеграция с отельными базами, не через так называемые bed-банки, как у большинства, а именно с отелями. Ведь любые посреднические системы — это дополнительные затраты, отсутствие оперативной выгрузки информации и даже появление «псевдо-онлайна», когда кажется, что всё работает в реальном времени, но на деле нет: бронирование вроде бы подтверждено, а потом отменяется «по техническим причинам».

Чтобы избежать этого, мы ведём расчёт сразу с местами размещения, гарантируя и своевременность оплат, и доступ к заявкам «здесь и сейчас», а также полностью исключая риски отказа в предоставлении услуг из-за несвоевременной оплаты. За 33 года существования «АРТ-ТУР», я наблюдал ситуации, которые казались невозможными, но они происходили. Поэтому технологическая интеграция с гостиницами — способ снизить риски и один из правильных путей развития серьёзной операторской компании.

— Но мы видим, что агрегаторы тоже подтягивают не только отели, но и авиабилеты, трансферы, рестораны, концерты. Не думаете, что они скоро начнут заходить и на поле туроператоров и контрактовать гостиницы?

Крупные экосистемы, такие как «Т-банк» или раньше Ozon (который, кстати, уже вышел из туристического бизнеса), действительно пытаются играть на нашем поле. Но, повторюсь, де-факто мы тоже своего рода агрегаторы, и на нашем сайте есть онлайн-система, которая работает как агрегатор, но ориентирована она на B2B. Мы не пытаемся понравиться частному клиенту, а сотрудничаем с агентами, поэтому цены включают комиссию, даже с учетом которой наши предложения более чем конкурентны.

Трафик любой B2B-компании априори не может сравниться с B2C. Наша воронка шире — мы взаимодействуем только с профессионалами, которые ведут своих постоянных клиентов. Поэтому у нас гораздо меньше «пустых шныряний по сайту», как это делают частные лица.

Есть и еще один важный момент. Одно дело — купить в сети дешёвый двухзвездочный отель в Гоа или Дубае, и совсем другое — Royal Mansion в Atlantis The Royal. Умные люди, которые идут за премиальным продуктом, сто раз подумают, прежде чем доверить это онлайн-агрегатору. Ведь человек, отвечающий на звонки в колл-центре, зачастую не разбирается в направлениях и не может дать профессиональную консультацию. А попробуйте посоветоваться, как построить тур на 7 дней и 6 ночей, например, в Танзании. Я с трудом представляю, как это можно сделать в автоматическом режиме. Только специалисты могут подсказать, на что в Кении не стоит тратить время, когда лучше отправиться в Масаи-Мара или соседний Серенгети, когда и куда съездить на побережье.

Важно понимать: когда мы говорим о настоящем качественном отдыхе, о сложных и интересных программах, за которые люди платят немалые деньги, возможностей у туроператоров гораздо больше, чем у агрегаторов.

— По каким направлениям сейчас у вас есть уникальные контракты и предложения?

Нам очень помогает собственная принимающая компания в ОАЭ — это и гарантированные номера, и специальные цены, как в динамике, так и в статике. Рекомендую обратить внимание на особые предложения от наших основных партнёров — отелей Atlantis, Atlantis The Royal (по ним, кстати, с 22 мая действует акция «Гарантия лучшей цены»: Если вы найдёте тур дешевле, мы снизим его стоимость, чтобы она оказалась для Вас самой выгодной), One&Only, цепочки Jumeirah. У нас блоки на всех рейсах Emirates, специальные тарифы на Etihad и на большинство направлений flydubai, что тоже очень интересно в сочетании с пакетными турами. Отмечу также Мальдивские острова: со всеми гостиницами, которые мы продаём, есть прямые контракты, и многие проводят акции специально для нас.

Очень интересные цены у нас на пока недооцененное агентами направление — Иорданию. Можно вдвоём отдохнуть за 1200 долларов — это перелёт и недельное проживание в удивительно красивой, мирной стране. На лето Oman Air продлил полетную программу в одну из моих самых любимых стран — гостеприимный Оман, посещение которого можно также комбинировать с турами в ОАЭ.

У нас есть классные специалисты по Японии, Бутану, другим странам Азии. Около двух лет назад из-за роста продаж отдел Китая стал обособленным подразделением, а «АРТ-ТУР» — одной из компаний, официально уполномоченных на работу с этим направлением российскими и китайскими властями с правом оформления бесплатных групповых виз. С конца марта нами открыт набор в гарантированные недельные туры по Китаю, и отправиться в путешествие по групповой цене можно даже одному человеку.

— Как сейчас складываются ваши взаимоотношения с турагентами? Говорят, вы достаточно сурово поступаете с теми, кто не имеет заявок несколько месяцев?

Наша комиссия для агентов начинается от 10 %. Мы считаем, что это минимум, который позволяет партнёру не только зарабатывать, но и давать скидки своим лояльным клиентам. Некоторые агенты, особенно в доковидные времена, заявляли, что не должны скидывать ни копейки. Для меня это странно — я сам бываю клиентом разных сервисов, и везде есть системы поощрения. Если я регулярно покупаю туры у одного агента, логично, что мне предоставят хотя бы 3 % дисконт. А если агент получает комиссию всего 5 %, то о скидках для постоянных туристов речи быть не может.

Разумеется, в «АРТ-ТУР» действует отдел по работе с агентами, но мы не закрепляем партнёров за конкретными менеджерами, чтобы не потерять нужную информацию в случае отсутствия человека на месте. При этом вся коммуникация с партнерами фиксируется. Более того, у нас есть помощник с ИИ, который примет сигнал от партнёра в любое нерабочее время, сформирует запрос и в максимально короткий срок отправит дежурному менеджеру.

Что касается отключения личных кабинетов, то это действительно возможно, если бронирований нет в течение полугода. Система действует автоматически: сначала предупреждает, потом закрывает доступ. Но чтобы вернуться в «АРТ-ТУР», нужно всего лишь связаться с отделом по работе с агентствами.

— В 2025 году «АРТ-ТУР» выступает генеральным партнёром программы лояльности для турагентов Loyalty на Profi.Travel. Почему это нужно не только агентам, но и вам?

Я вообще за лояльность, как человек, который 35 лет женат на одной женщине и 33 года руководит одной и той же компанией. Я уверен, что именно лояльность делает отношения более глубокими и позволяет больше доверять партнёру, а это очень важный момент в нашем бизнесе. Но лояльность должна быть взаимной, поэтому я всегда говорю нашим агентам: мы не пытаемся забрать ваших прямых клиентов, а вы не уходите к конкуренту, который продает тур на 2 доллара дешевле.

За лояльностью стоят и дополнительные привилегии, которые мы предоставляем участникам Loyalty на Profi.Travel: лишние баллы, эксклюзивные туры, например по Африке или Антарктиде. В конце года лучшие и самые активные участники проекта отправятся с нами в бесплатный FAM-TRIP.

— Какой бы совет вы дали агентам, которые ещё не работают с вами?

Призываю не искать туроператора исключительно по критерию низкой цены. Как с врачом — неправильно выбирать самого дешёвого. Лучший туроператор — не тот, кто предлагает продукт с минимальной стоимостью, а тот, кто позволяет заработать больше и при этом спать спокойно. У нас есть принцип: «Мы продаём только то, что купили бы сами». Потому агенты со всей страны и доверяют нам дорогих во всех смыслах клиентов. Этим мы гордимся вот уже 33 года.

СМИ: в Египте российские туристы массово отравились арбузами

Причина — в нитратах, утверждают врачи

СМИ: в Египте российские туристы массово отравились арбузами

В египетской Хургаде несколько десятков российских туристов обратились в больницы с признаками отравления. Как сообщает SHOT, случаи фиксировались в различных отелях курорта на протяжении недели.

По данным местных врачей, у всех пострадавших диагностировано отравление арбузами. Причиной называют высокое содержание нитратов в плодах, которые поступают в отели с местных рынков.

Наиболее часто жалобы поступали от постояльцев Xanadu Makadi Bay, Sunrise Holidays Resort и Pickalbatros Dana Beach Resort, уточняет телеграм-канал. Туристы описывают схожие симптомы: примерно через сутки после употребления арбуза температура поднимается до 38 градусов, сопровождаясь сильной рвотой. Взрослые переносят заболевание легче, однако основная часть обращений по страховке — от семей с детьми.

Медики сразу берут кровь на анализ, ставят капельницы с глюкозой, назначают лекарства, а также временно запрещают пить воду. После капельницы рвота прекращается, и при улучшении состояния на следующий день пациентов выписывают.

Только важное. Только для профи.​

 

Читайте в Телеграме

 

Написать комментарий

Пожалуйста, нажмите на красный квадрат

Статьи по теме