Турист отказался от тура. Как турагенту минимизировать потери и даже сохранить комиссионные?
Последствия отказа, тонкости страхования от невыезда и советы юриста о том, как вести себя в такой ситуации.
Передумал, заболел, уехал в командировку — у туристов есть множество причин для внезапной отмены тура, и случаются такие неприятные неожиданности с завидным постоянством. Последствия отказа, тонкости страхования от невыезда и советы юриста о том, как вести себя в такой ситуации, — в нашем материале.
Отказ — это всегда не вовремя
Не существует универсального плана действий на случай появления отказного тура — ситуации и сроки в каждом конкретном случае разные. Главное в случае отказа не паниковать и разобраться в условиях конкретного тура: была страховка или нет, какой механизм в случае аннуляции прописан в договоре конкретного туроператора, многое, конечно, зависит и от количества дней, за которые отказался турист от поездки.
Туриста может спасти страховка
Турист застрахован от невыезда? Тогда, вроде бы, все складывается в вашу пользу — стоимость тура будет компенсирована страховой компанией. Но в этой ситуации далеко не все однозначно.
Как известно, страхование от несостоявшейся поездки уже давно активно практикуется в большинстве турагентств. Несмотря на то что страхование от невыезда — дело добровольное, опытные коллеги уверены, что иногда не будет лишним на нем настоять. Часто туроператор сам занимается этим вопросом, в обязательном порядке включая стаховку от невыезда в турпакет по визовым направлениям.
Итак. Страховка от невыезда у туриста все-таки есть. Но хватит ли такой «стандартной» выплаты при срыве дорогостоящего путешествия? В большинстве случаев величина покрытия регулируется самим туристом и агентом, который может предложить оформить расширенную страховку. Но надо помнить: страховка будет выплачена только в случае, если клиенту удастся доказать, что поездка сорвалась по независящим от него причинам. И приготовиться к тому, что все обстоятельства будут тщательно проверяться страховщиками.
Условия страхового договора у всех компаний различны, но чаще всего к страховым случаям относят следующие:
— отказ в получении визы;
— смерть или заболевание (за исключением хронических) с последующей госпитализацией застрахованного лица или его близкого родственника;
— получение травмы не ранее чем за 21 день до поездки в случае, если есть медицинские противопоказания для осуществления поездки;
— инфекционное заболевание, возникшее у застрахованного лица не ранее чем за 15 дней до начала поездки;
— повреждение или гибель имущества застрахованного лица в результате пожара, стихийных бедствий и т. д. не ранее чем за 15 дней до начала поездки при условии, если уничтожено более 50% имущества;
— получение застрахованным лицом не ранее чем за 15 дней до поездки повестки в военкомат, суд или следственные органы.
Стоит иметь ввиду и то, что каждая цифра в договоре со страховщиком имеет огромное значение. «Например, в правилах указано, что страховой случай наступает не ранее чем за пять дней до начала тура, а турист заболел пневмонией за шесть дней до поездки, следовательно, тогда страховая компания откажет в страховой выплате», — поясняет Людмила Жандло, юрист, специализирующийся в сфере туризма.
Есть и другие нюансы. Например, некоторые страховые компании отказываются страховать от невыезда по визовому направлению, если клиенту уже однажды отказали в получении визы. Различны и ограничения по времени: в некоторых организациях такой договор можно заключить не менее чем за 15 дней до поездки, а в других достаточно лишь недели до вылета.
Отказ с запасом времени: берем ситуацию в свои руки
Рассмотрим кардинально другие обстоятельства — у клиента, который не может отправиться в долгожданный тур, страховки как назло нет. Тут все уже зависит от того — когда турист известил об этом вас, менеджера? Предположим, еще есть неделька другая (или хотя бы несколько дней), чтобы решить проблему другими способами.
Всех может спасти другой турист
Один из самых популярных вариантов в такой ситуации, это, конечно, перепродажа тура: задействовав все каналы связи с туристами или коллегами, агентство может значительно минимизировать расходы своих клиентов в случае аннуляции. Другой вопрос, что если кандидат для этой поездки найден, то в самом процессе перебронирования подтвержденной заявки всегда стоит учитывать ряд нюансов, которые зависят как от политики определенного туроператора или отельера, так и от особенностей направления.
В том же случае, если такой план спасения заявки не срабатывает, то, конечно, единственное возможное решение в сложившейся ситуации — отказ от поездки с расторжением договора. Как итог: максимальный штраф от туроператора.
Расторгаем договор: а комиссию реально вернуть?
Если турист заблаговременно объявил об отказе от тура и принято решение все-таки аннулировать тур, то шансы вернуть деньги, как известно, уменьшаются прямо пропорционально количеству времени, оставшемуся до поездки.
* Усредненные показатели по данным туроператоров, обозначенным в открытых источниках на октябрь 2013 года.
Однако аннуляция — далеко не самый любимый у менеджеров способ решения проблемы, ведь тогда в проигрыше оказываются и туроператор, и турагентство... А на агентское вознаграждение в этой ситуации рассчитывать все-таки хочется — ведь работа по туру была проведена.
Вместе с тем, как известно, по закону «О защите прав потребителей» при отказе туриста от договора ему возвращается вся уплаченная сумма за вычетом фактически понесенных расходов.
Вся процедура отказа туриста от тура выглядит следующим образом:
1. Турист должен заявить в письменном виде о своем желании расторгнуть договор.
2. Турагент при получении такого заявления обязан подготовить документы, подтверждающие его фактические расходы, и ознакомить с ними туриста.
3. Далее турагент должен вернуть туристу денежные средства, оплаченные за тур, за вычетом фактических расходов, оформив возврат соответствующими кассовыми документами.
4. В случае несогласия туриста с возвращаемой суммой необходимо направить туристу письменный ответ на его заявление (заказным письмом с уведомлением и описью вложения) с указанием места и времени, где он может получить денежные средства, и приложить документы, подтверждающие фактические расходы.
Как же не отдать свою, справедливо заслуженную, комиссию? Секрет кроется в формулировке «фактические расходы».
«К сожалению, законодатель не дает расшифровку этого понятия, поэтому суды при рассмотрении исков, как правило, присуждают возмещение полной суммы, внесенной туристом по договору», — поясняет тонкости законодательства Людмила Жандло, юрист в сфере туризма. Но, как утверждает собеседница, фактически понесенные расходы нельзя путать со штрафными санкциями туроператора за аннуляцию тура: «К фактически понесенным относятся любые затраты турагента по исполнению договора: не только платежи туроператору, но и административные расходы». В них входят все денежные затраты на содержание офиса, обучение персонала и заработную плату. Если понимать термин таким образом, то, возвращая туристу деньги за отмененную поездку, турагентство имеет право оставить себе часть, равную собственным административным расходам.
Для этого юрист рекомендует:
1. В договор о реализации туристского продукта включить условие «под фактическими расходами стороны договорились понимать любые расходы турагента по исполнению настоящего договора, в том числе платежи туроператору и административные расходы».
2. Приказом руководителя турагента утвердить бухгалтерскую справку об установлении административных расходов при исполнении договора о реализации туристского продукта. Бухгалтерская справка составляется как расчет общих затрат турагента по содержанию офиса за одни месяц: аренда помещения + уборка + расходы на связь (Интернет, телефон) + канцелярские расходы (бумага, каталоги и др.) + расходы по обучению персонала (семинары, инфотуры) + заработная плата. Затем эти расходы надо поделить на количество рабочих часов в месяц, установив стоимость одного рабочего часа менеджера.
3. Приложить к договору о реализации туристского продукта отчет менеджера о затраченном времени по исполнению договора, данный отчет должен быть подписан туристом.
Юрист уверена: если выполнять эти условия, то можно без проблем доказать свои административные расходы и обязать туриста оплатить труд менеджера, даже если поездка была отменена.
Однако опрошенные нами коллеги все же единодушны: гораздо важнее сохранить доброе отношение туриста к своему агентству, нежели вернуть себе какую-то незначительную часть денег. Тем не менее, исключать наличие такой «лазейки» в случае аннуляции тура за вычетом фактических расходов также не стоит.
Отказ в последний момент: деньги на ветер?
Вот она — самая нежелательная и неприятная ситуация для турагентов. «Этот неловкий момент, когда турист, который должен был улететь с утра, в обед появляется в твоем офисе».
И, пожалуй, каждому менеджеру знакомо положение, когда в разговоре с туроператором он пытался хоть как-то минимизировать штраф по проблемному туру, чтобы вернуть туристу хотя бы стоимость трансфера. В данном случае все зависит уже от ряда таких обстоятельств, как контакт с туроператором, его готовность идти на уступки, ну, и конечно, дипломатических качеств самого менеджера, чей турист расстроил отказом и при этом требует максимального возврата средств.
Ну а предугадать развитие ситуации и итоговую сумму возврата в данных обстоятельствах — невозможно. Коллеги подтверждают — истории в их практике были самые разные, но, как правило, туроператоры действуют в рамках своего договора.
Таким образом, если ваш турист говорит «я не лечу», главное — оперативно и хладнокровно сориентироваться в ситуации по конкретному туру. Остальное — дело техники. Profi.Travel желает каждому своему читателю как можно меньше таких историй.
В Пн в 08.00 звонит турист и говорит "заболел один из трех участников поездки: свищ на ноге, доктор рекомендовал исключить страны с высокой влажностью". Тур уже подтвержден и оплачен. 2 дня до вылета.
Запрос у ТО на перебронь на 2 человек, цена по переброни выше на 400 руб., чем была цена в пятницу на 3 человек и отель уже не на мгновенке.
Турист требует деньги, объясняю, что если не полетите все деньги уже не вернете.
Улетели 2 туриста, по цене 3-х.
После возвращения написали претензию на возврат 1/3 стоимости, т.к. есть справка от доктора.
Со соей стороны пересчитала им комиссию агентства и попросила приехать за возвратом с нашей стороны, но они так и не приезжают.
Грозят судом мне как тур.агентству, если деньги не вернем, т.к. есть справка от доктора.
Туроператор отказал в возврате средств.
Подскажите, чем может грозить данная ситуация?
Что нужно, чтобы не было отказов:
1) Не бронировать тур за пол года ( все может измениться) и не вешать туристу "лапшу на уши" о бооольших скидках, которых не будет.
2) Если турист отказывается по уважительной причине, срочно получите от него справку-подтверждение ( например, из поликлиники или больницы), желательно найти замену на этот тур ( может сам турист найти) и напишите письмо от ТА к ТО с приложением копии справки. Не используйте мошеннические схемы в работе с клиентом, см на сайте http://flighto.info в разделе "Всё о туризме"
Путем этих арифметических действий мы получаем "стоимость одного рабочего часа турагентства, а не менеджера"
Сегодня пришли со справкой от гинеколога, что беременность 14 недель и что она протекает с осложнениями и что гинеколог запрещает лететь.
Пегас на эти даты выставляет 100% штраф. До вылета почти два месяца.
Туристы намерены писать заявление за возврат и если мы не вернем им в течении 10 дней деньги, то они будут подавать на нас в суд, угрожая неустойкой 3% в день, но не более стоимости тура + моральный ущерб.
Страховки от не выезда у них нет, да и гинекология не страховой случай.
Не знаем что делать.
Случай в вашу пользу.
Я думаю, что в суд подавать нужно. Что бы турист понимал, что если он просто передумает, то он подставляет других людей. А пока, что он так не думает и может запросто ходит с этим сценарием по другим агентствам. И, потом, он же вам сам сказал "подавать в суд"))