В российском законодательстве нет четкого определения термина «рекламный тур». В туристической деятельности понятия «рекламный тур», «ознакомительный тур» и «информационный тур» являются тождественными.
 

Что должна сделать туркомпания, отправляя сотрудника в рекламник

• Подготовить приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9);
• Сформировать служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а) или другой документ, обосновывающий необходимость служебной поездки.
• Отразить в учете затраты по рекламному туру сотрудника турфирмы как командировочные расходы;

Ведь любая поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения, вне места постоянной работы, признается служебной командировкой (ст. 166 ТК РФ).

Перечень командировочных расходов обозначен в ст. 168 ТК РФ:

— расходы по проезду;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Важно отметить, что туроператор, организующий рекламный тур, как правило, заключает с турагентами договор о реализации турпродукта и подписывает акт на полную стоимость услуг. Такие документы не позволяют отнести турагентам затраты на рекламный тур для целей налогообложения.

Согласно разъяснениям чиновников, чтобы учесть в расходах стоимость рекламного тура, необходим счет, в котором расшифрована цена каждой оказанной услуги, и акт выполненных работ, подписанный с турфирмой, организующей рекламный тур (Письмо Минфина РФ от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47). Таким образом, затраты на участие в рекламном туре ТА может учесть как командировочные расходы при любом режиме налогообложения (пп. 13 п. 1, п. 2 ст. 346.16, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Главное — оформить все необходимые документы.

Что должен сделать агент, получивший деньги под отчет

• В течение трех дней со дня возвращения из командировки представить авансовый отчет (форма N АО-1);

К авансовому отчету работник должен приложить подлинники документов, подтверждающие произведенные расходы (посадочные талоны, ваучеры, квитанции, БСО, кассовые, товарные чеки и т. д.).

Перечень этих документов должен быть записан на оборотной стороне авансового отчета. Если рекламный тур проводится за рубежом, к авансовому отчету прикладываются ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы.

• Заполнить отчет о выполнении служебного задания (форма N Т-10а).