В век цифровых технологий процесс автоматизации работы турагентства становится даже не роскошью, а насущной необходимостью. И для любой небезразличной к собственному будущему компании сейчас жизненно важно оставаться на гребне волны технического прогресса, чтобы обеспечить себя необходимыми конкурентными преимуществами. Как происходит процесс автоматизации? Какие средства необходимы для того, чтобы его наладить, учитывая специфику каждого отдельно взятого агентства? Об этом рассказала Таисия Кострюкова, руководитель отдела продаж и маркетинга компании «САМО-Софт».
Система позволяет решать три важнейшие задачи, которые стоят перед любым современным турагентством:
- автоматизировать работу, начиная от приема заявок до получения отзыва о путешествии;
- получать статистику и аналитику о работе компании;
- автоматизировать учет, включая проданные туры, платежи и составление базы клиентов.
1. Насколько необходимы современные технологические средства каждому конкретному агентству?
Разумеется, ни одна, даже самая умная автоматизированная система не сможет заменить человека в плане компетентности, профессионализма или умения улаживать конфликтные ситуации. Но вот помочь ему максимально проявить все эти качества она способна вполне. Современные технологические средства — это инструменты, которые будут ежедневно помогать вам в работе, позволят создать дополнительные каналы для более эффективной коммуникации с клиентами, упростят анализ результатов.
Конечно, работа может быть технологичной и без специального программного обеспечения, но, думается, никто не станет отрицать того факта, что единое место для хранения информации, некая база, в которой содержатся все данные о заказах, расчетах, партнерах, необходимо в любой компании. Ведь, когда все хранится в одном месте, анализировать работу становится намного проще — нажали пару кнопок и моментально получили отчет по задолженностям или работе сотрудников!
Также агентство может разместить различные модули на сайтах, чтобы привлечь туристов, может использовать интеграции с бухгалтерскими приложениями или IP-телефонией, что тоже очень полезно и упрощает работу сотрудников.
Резюмируя все вышесказанное, можно сделать вывод, что на сегодняшний день необходимость ПО для туристических агентств очевидна и не поддается сомнению даже в среде убежденных консерваторов.
2. Какие решения для турагентств предлагает ваша компания?
В первую очередь это ПК «САМО-турагент» — основной инструмент турагента, который позволяет создать централизованное информационное хранилище компании, обрабатывать заявки туристов, а точнее, вести полноценный учет всех необходимых данных при работе с клиентом: от записи его первичного обращения до получения отзыва о том, понравился ли отдых.
«САМО-турагент» позиционируется как многофункциональная программа, имеющая ряд чрезвычайно полезных для каждого агентства опций. Ниже перечислю лишь самые основные из них.
- Встроенная система онлайн-бронирования. Построена на базе специализированной поисковой системы «Андромеда» (собственная разработка компании «САМО-софт»), которая позволяет бронировать туры не выходя из программы, актуализировать изменения по заявке (статусы, подтверждения, замены услуг), печатать онлайн-документы по заявке.
- Также в базовый функционал программы входит механизм, осуществляющий автоматические e-mail- и SMS-рассылки, что открывает широкие возможности взаимодействия с клиентами.
- Еще одна полезная опция — модуль, размещаемый на сайте агентства, который позволяет туристам самостоятельно искать и бронировать туры, не покидая сайта вашей компании. Заявка автоматически будет сохраняться в системе «САМО-турагент», а туристы с помощью личного кабинета смогут самостоятельно распечатывать себе полный комплект документов.
- Нельзя не отметить и функцию интеграции с IP-телефонией, которая объединяет телефонию и программу для сохранения и использования информации о результатах звонков. А это в конечном счете позволяет увеличить число успешных переговоров и количество довольных клиентов.
| Автоматизация учета деятельности | - Учет информации о клиентах, проданных турах, платежах; - общая база персональной информации; - широкие возможности для защиты данных |
| Анализ информации | - Система отчетов; - система задач и напоминаний |
| Автоматизация деятельности турпрофи |
- Встроенная система поиска и бронирования «Андромеда»; - быстрая печать документов; - CRM-модуль для учета звонков и хранения истории предварительных заявок |
| Простота в использовании | - Удобная информационная панель; - дружелюбный интерфейс; - гибкая система администрирования |
| Интеграция с бухгалтерскими приложениями | В разделе «платежи» можно отследить, оплачена ли заявка клиентом и рассчитались ли вы с поставщиками услуг. Платежи оформляются в выбранной вами валюте. Сохраненные платежи можно выгрузить в бухгалтерскую систему «1С». Есть возможность импортировать платежи из реестра клиент-банка. |
| История взаимоотношений с туристами | Благодаря функции «места отдыха» в карточке клиента отображается вся информация по предыдущим заказам, а также средняя стоимость заказанных им услуг. |
| Встроенная e-mail- и СМС-рассылка | С помощью этих функций можно информировать клиентов о новых акциях и СПО, сообщать об изменениях по заявке, собирать отзывы об отдыхе, поздравлять с праздниками. |
| Учет эффективности рекламы | На основании данных об источниках рекламы, из которых турист узнал о вас, можно быстро построить отчет об эффективности рекламы. |
| Готовые СПО | Храните готовые спецпредложения от туроператоров в программе, создание заявки на основании уже готового пакета услуг займет буквально пару минут. |
| Дополнительная информация | Прикрепляйте индивидуальную дополнительную информацию к заявкам с помощью файлов, расширяйте таблицы с помощью дополнительных полей. |
| Учет выданных дисконтных карт и сертификатов | Актуальная информация о скидках и выданных сертификатах постоянных клиентов. |
| Автоматизация работы курьерского отдела | Будьте всегда в курсе, где сейчас курьер и куда он едет потом. Заводите и печатайте список заданий и контролируйте их выполнение. |
| Интеграция с платежными системами | Увеличивайте свои продажи за счет новых каналов оплаты с платежной системой Uniteller! Оплаченная сумма также отобразится в личном кабинете Онлайн для САМО-турагент. |
3. Насколько универсально ПО, предлагаемое вашей компанией? Для каких турагентств целесообразно его использование?
Разумеется, каждое турагентство уникально и обладает своей собственной спецификой. И при разработке программы мы учли этот нюанс! На данный момент программа поставляется в нескольких конфигурациях, что позволяет заказчику подобрать оптимальный для себя вариант.
Так, можно выбрать период использования программы: оформить подписку на 1 год или приобрести неограниченную версию.
Кроме того, есть дополнительно подключаемые модули, использование которых опционально и зависит только от желания заказчика (online для турагентств, SMS-пакет, интеграция с IP-телефонией).
Что касается места для хранения информации, то и здесь у заказчика всегда есть выбор:
- можно хранить базу на своих серверах, если позволяют мощности;
- можно воспользоваться услугой «Турагентство в облаке», которая позволяет хранить информацию на специальном выделенном сервере компании «САМО-софт». В этом случае агентству требуется вносить ежегодную абонентскую плату, но при этом оно полностью освобождается от необходимости самостоятельно администрировать и обслуживать сервер.
То есть благодаря высокой степени вариативности и гибкости в настройке программы она по-настоящему универсальна и подходит практически для любого турагентства!
- заполнить заявку на сайте;
- подать заявку через менеджера по телефону;
- обратиться к дилеру;
- заказать через интернет-магазин.
4. Что вы скажете по поводу сохранности базы? Какие гарантии вы даете клиентам?
Если агентство приобретает «САМО-турагент» с услугой «турагентство в облаке», мы гарантируем сохранность их базы и вся ответственность лежит на наших плечах.
Для этого у нас арендуется надежный сервер, для каждой компании создается отдельная база, т.е. просто так подключиться к ней невозможно, не имея установленного клиентского приложения «САМО-турагент» и настроенного подключения к нужной базе. Потом в настройках прописывается количество пользователей, каждому присваиваются личные логин/пароль для входа в программу.
При этом мы к просмотру данных из этих баз доступа не имеем.
Если агентство хочет хранить базу у себя, то здесь уже оно должно позаботиться о безопасности своего сервера от несанкционированного доступа. Внутри программы пользователи также имеют персональные данные для работы с базой.
При этом в программе есть большой блок с возможностью гибкой настройки прав доступа для отдельных пользователей, где вы можете регулировать то, с какими данными каждый отдельный специалист вашей компании сможет работать.
Бывали вопросы от агентств, как оградить себя от того, чтобы менеджер не скачал и не забрал базу, увольняясь. Если вы боитесь, что кто-то из сотрудников может выгрузить базу и забрать себе, то можно регулировать доступ к этим данным с помощью прав на просмотр и на формирование отчетов.
5. Есть ли у вас статистические данные по тому, как сейчас автоматизирован рынок? Что используется агентствами?
Да, совсем недавно мы проводили опрос, в котором приняли участие 579 респондентов. Ниже приведу наиболее популярные ответы по трем актуальным вопросам, позволяющим составить представление о ситуации в отрасли.
- Какая программа для автоматизации используется в вашей компании?
• ничего не используем — 16%;
• Excel и Word — 36%;
• «САМО-турагент» — 21%. - Где вы ищете туры?
• сайты туроператоров — 74%;
• Ruspo — 22%;
• Sletat.ru — 64%;
• Tour-Box — 8%;
• Tourindex — 17%;
• Bronni — 5%. - Установлен ли на вашем сайте модуль поиска туров?
• у нас нет сайта — 30%;
• нет, не установлен — 28%;
• да, установлен — 42%.
В общем, на наш взгляд, статистика довольно показательна. Агентства используют ПО, однако, не так активно, как хотелось бы. Особенно это касается бэк-офиса, хотя по логике это самое основное, то, с чего должен начинаться процесс автоматизации.
6. В свете последних событий с банкротством туроператорских компаний что вы можете посоветовать турагентствам?
Нам кажется, что и без того большая конкуренция на рынке будет только увеличиваться. И если агентство рассчитывает не только остаться на плаву, но и продолжать развиваться в этих условиях, ему как никогда важно строить свою деятельность на качественном сервисе! Это непростой путь, но именно он поможет завоевать доверие туристов, обеспокоенных происходящими в индустрии событиями. Приходя к вам, они должны быть уверены — отдых будет подготовлен и организован исключительно на должном уровне. А помочь в этом вам могут современные технологии!
Удачи и процветания вашему бизнесу!
«САМО-Софт»:
+7 499 400-24-29;
sale@samo.ru.
